Datenschutzerklärung für Kunden und Kundinnen

    Kontaktinformationen

    Websitebetreiber
    pludoni GmbH
    Pillnitzer Landstraße 73 b
    01326 Dresden
    info@pludoni.de

    Datenschutz
    0351/28792370
    datenschutz@pludoni.de

    Zweck der Verarbeitung

    Wir möchten Ihnen diese Webseite mit allen Inhalten und Funktionen zur Verfügung stellen und einen störungsfreien Betrieb gewährleisten. 
    Im Rahmen der Kundenbeziehung verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Rechnungsdaten, um Sie zu Beratungszwecken zu kontaktieren oder Ihnen Vertragsinformationen zukommen zu lassen.

    Vertragliche Leistungen

    Wir verarbeiten die Daten unserer Nutzer und unserer Kunden, Kooperationspartner und Förderer (einheitlich bezeichnet als „Vertragspartner“) entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, um ihnen gegenüber unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen zu erbringen. Die hierbei verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis. 

    Zu den verarbeiteten Daten gehören die Stammdaten unserer Vertragspartner (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B. Zahlungshistorie). 

    Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir grundsätzlich nicht, außer wenn diese Bestandteile einer beauftragten oder vertragsgemäßen Verarbeitung sind 

    Wir verarbeiten Daten, die zur Begründung und Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind und weisen auf die Erforderlichkeit ihrer Angabe, sofern diese für die Vertragspartner nicht evident ist, hin. Eine Offenlegung an externe Personen oder Unternehmen erfolgt nur, wenn sie im Rahmen eines Vertrags erforderlich ist. Bei der Verarbeitung der uns im Rahmen eines Auftrags überlassenen Daten, handeln wir entsprechend den Weisungen der Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgaben. 

    Die Löschung der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten nicht mehr erforderlich ist, wobei die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten alle drei Jahre überprüft wird; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 

    Grundsätze beim Datenschutz

    Der Schutz personenbezogener Daten ist wichtig, deshalb gelten bei der pludoni GmbH die folgenden Grundsätze des Datenschutzes:
    • Transparenz in jedem Prozessschritt - Was möchten Sie wissen?
    • Das "Brauchen wir das wirklich?" Prinzip - Umgesetzte Datensparsamkeit
    • Schulung unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
    • Ausschließlich technisch notwendige Cookies
    • Keine Inhalte Dritter (Social-Media SDKs, Klickanalysen, Werbung)

    Kategorien betroffener Personen

    Kundinnen und Kunden des Empfehlungsbund.

    Kategorien verarbeiteter Daten

    • Meta- und Kommunikationsdaten (z.B. Geräteinformationen, IP-Adressen) 
    • Nutzungsdaten (z.B. Logdaten, Zugriffszeiten) 
    • Informationen der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner Ihres Unternehmens (Name, E-Mail, Foto, Standort)
    • Rechnungsdaten Ihres Unternehmens
    • Profilinformationen (z.B. Zitat zur Empfehlungsbund-Mitgliedschaft)

    Empfänger der Daten

    Die Empfänger der Daten lassen sich in folgende Kategorien einteilen: 
    • pludoni GmbH
    • Unterauftragnehmer der pludoni GmbH (Hosting)

    Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

    Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden an uns und unseren Webhoster / IT-Dienstleister Nutzungsdaten durch Ihren Internet Browser übermittelt und in Protokolldaten (sog. Server-Logfiles) gespeichert. Zu diesen gespeicherten Daten gehören z.B. der Name der aufgerufenen Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die IP-Adresse, die übertragene Datenmenge und der anfragende Provider. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus berechtigtem Interesse an der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs unserer Website sowie zur Verbesserung unseres Angebotes. 

    Sicherheitsmaßnahmen

    Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. 

    Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO). 

    Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

    Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.). 

    Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO. 

    Cookies

    Wir verwenden prinzipiell immer einen technisch notwendigen Session-Cookie. Sollten einzelne Funktionen der Webseite davon abweichen, finden Sie eine detaillierte Beschreibung jeder Funktion am Ende dieser Erklärung.

    Nachfolgend finden Sie eine genau Erklärung der Cookie-Thematik.

    Als „Cookies“ werden kleine Dateien bezeichnet, die auf Rechnern der NutzerInnen gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem Nutzer, bzw. einer Nutzerin (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach seinem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern. Als temporäre Cookies, bzw. „Session-Cookies“ oder „transiente Cookies“, werden Cookies bezeichnet, die gelöscht werden, nachdem ein Nutzer ein Onlineangebot verlässt und seinen Browser schließt. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Onlineshop oder ein Login-Status gespeichert werden. Als „permanent“ oder „persistent“ werden Cookies bezeichnet, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann z.B. der Login-Status gespeichert werden, wenn NutzerInnen ein Onlineangebot nach mehreren Tagen erneut aufsuchen. Ebenso können in einem solchen Cookie die Interessen der Nutzer gespeichert werden, die für Reichweitenmessung oder Marketingzwecke verwendet werden. Als „Third-Party-Cookie“ werden Cookies bezeichnet, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Onlineangebot betreibt, angeboten werden (andernfalls, wenn es nur dessen Cookies sind spricht man von „First-Party Cookies“).

    Neben der Unterscheidung in temporär und permanent lassen sich Cookies in erforderlich und nicht erforderlich unterscheiden. Als erforderlich gelten alle Cookies die notwendig sind, um den technischen Betrieb einer Webseite zu ermöglichen. Nicht erforderliche Cookies werden zum Beispiel verwendet, um Analysen zum Nutzungsverhalten von BesucherInnen einer Webseite zu ermöglichen (Profiling, Tracking).

    Sie haben die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch die Auswahl entsprechender technischer Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Speicherung der Cookies und Übermittlung der enthaltenen Daten verhindern. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie dann gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen der Website vollumfänglich werden nutzen können.

    Unter den nachstehenden Links können Sie sich informieren, wie Sie die Cookies bei den wichtigsten Browsern verwalten (u.a. auch deaktivieren) können:

    Chrome Browser: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=de
    Internet Explorer: https://support.microsoft.com/de-de/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
    Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-erlauben-und-ablehnen
    Safari: https://support.apple.com/de-de/guide/safari/manage-cookies-and-website-data-sfri11471/mac

    Dauer der Speicherung

    Die Dauer der Speicherung verarbeiteter Daten hängt vom Zweck der Vearbeitung sowie gesetzlichen Pflichten (Gewährleistung, steuer- oder handelsrechtliche) ab und kann deshalb für jeden Verarbeitungsvorgang verschieden sein.

    Folgende Übersicht:
    • Anonymisierte Zugriffsdaten (Webserver Zugriffe und Fehler) - 90 Tage
    • Speicher jeder einzelnen Funktion der Website - Siehe Verfahren am Ende der Erklärung

    Löschung von Daten

    Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. 

    Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland, erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 10 Jahre gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handelsbücher, für Besteuerung relevanter Unterlagen, etc.) und 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB (Handelsbriefe). 

    Ihre Rechte als betroffene Person

    Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:
    • Auskunft: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO. 
    • Richtigkeit: Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen. 
    • Löschung: Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen. 
    • Übertragung: Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern. 
    • Beschwerde: Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. 
    • Widerruf von Einwilligungen: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 
    • Widerspruch: Beruhen die hier aufgeführten personenbezogenen Datenverarbeitungen auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit diesen Verarbeitungen mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. 
    Um Ihre Rechte gemäß DSGVO in Anspruch zu nehmen, senden Sie bitte eine E-Mail mit Ihrer Anfrage an: datenschutz@pludoni.de.

    Maßgebliche Rechtsgrundlagen

    Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: 
    • Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO
    • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
    • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
    • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
    • Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

    Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

    Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

    Eingesetzte Analysesoftware

    Um die Nutzung der Website zu analysieren verwenden wir ausschließlich interne Systeme und keine externe Software.

    Übermittlung in Drittländer

    Wir übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

    Einbindung von Diensten Dritter

    Wir setzen innerhalb unseres Onlineangebotes, auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h. Interesse an der Analyse, Optimierung und wirtschaftlichem Betrieb unseres Onlineangebotes im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO), Inhalts- oder Serviceangebote von Drittanbietern ein, um deren Inhalte und Services, wie z.B. Videos oder Schriftarten einzubinden (nachfolgend einheitlich bezeichnet als “Inhalte”). 

    Dies setzt immer voraus, dass die Drittanbieter dieser Inhalte, die IP-Adresse der Nutzer wahrnehmen, da sie ohne die IP-Adresse die Inhalte nicht an deren Browser senden könnten. Die IP-Adresse ist damit für die Darstellung dieser Inhalte erforderlich. Wir bemühen uns nur solche Inhalte zu verwenden, deren jeweilige Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Drittanbieter können ferner so genannte Pixel-Tags (unsichtbare Grafiken, auch als „Web Beacons“ bezeichnet) für statistische oder Marketingzwecke verwenden. Durch die „Pixel-Tags“ können Informationen, wie der Besucherverkehr auf den Seiten dieser Website ausgewertet werden. Die pseudonymen Informationen können ferner in Cookies auf dem Gerät der Nutzer gespeichert werden und unter anderem technische Informationen zum Browser und Betriebssystem, verweisende Webseiten, Besuchszeit sowie weitere Angaben zur Nutzung unseres Onlineangebotes enthalten, als auch mit solchen Informationen aus anderen Quellen verbunden werden. 

    Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

    Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

    Videokonferenzen, Onlinemeetings, Webinare und Bildschirm-Sharing

    Wir setzen Plattformen und Anwendungen anderer Anbieter (nachfolgend bezeichnet als “Drittanbieter”) zu Zwecken der Durchführung von Video und Audio-Konferenzen, Webinaren und sonstigen Arten von Video und Audio-Meetings ein. Bei der Auswahl der Drittanbieter und ihrer Leistungen beachten wir die gesetzlichen Vorgaben. 
    In diesem Rahmen werden Daten der Kommunikationsteilnehmer verarbeitet und auf den Servern der Drittanbieter gespeichert, soweit diese Bestandteil von Kommunikationsvorgängen mit uns sind. Zu diesen Daten können insbesondere Anmelde- und Kontaktdaten, visuelle sowie stimmliche Beiträge sowie Eingaben in Chats und geteilte Bildschirminhalte gehören.
    Sofern Nutzer im Rahmen der Kommunikation, Geschäfts- oder anderen Beziehungen mit uns auf die Drittanbieter, bzw. deren Software oder Plattformen verwiesen werden, können die Drittanbieter Nutzungsdaten und Metadaten zu Sicherheitszwecken, Serviceoptimierung oder Marketingzwecken verarbeiten. Wir bitten daher, die Datenschutzhinweise der jeweiligen Drittanbieter zu beachten.

    Microsoft Teams

    Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. 
     
    • Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).
    • Betroffene Personen: Kommunikationspartner, Nutzer (z.B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten).
    • Zwecke der Verarbeitung: Vertragliche Leistungen und Service, Kontaktanfragen und Kommunikation, Büro- und Organisationsverfahren.
    • Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).

    Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. 
    Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. 
    Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. 

    Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz. 

    Weiterführende Links zu Microsoft Teams:
    • Impressum: https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/impressum
    • Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement, https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy